供应商管理制度

为适应上海广慈转化医学研究发展基金会(以下简称基金会)的发展,实现供应商招标、管理和考核的科学化、规范化,保障基金会的合法权益,使基金会的供应商招标及管理有章可循,提高工作效率,根据基金会章程和基金会基金管理条例,制定本制度:

 

一、定义:

供应商:直接为基金会提供资金捐助、商品捐赠和相应服务的机构。根据选择的方式分:指定供应商和招标采购供应商。根据业务分:基金会日常业务供应商和项目业务供应商。

指定供应商:仅限于独一技术、唯一服务提供者以及基金会日常管理服务提供者。

招标供应商:通过招标途径确认的供应商。

 

二、指定供应商的选择、管理和评估

指定供应商的选择:由基金会秘书处根据基金会日常管理需要和项目需要,对独一技术、唯一服务提供者以及基金会日常管理服务提供者进行评估,经基金会理事会表决同意后签订指定供应商合同。

指定供应商的管理:基金会秘书处负责指定供应商的管理,建立指定供应商的管理档案。基金会理事会通过后需签订指定供应商合同。

指定供应商的评估:从技术/业务、服务、价格、诚信四个方面进行评估打分,长期指定供应商每半年需进行一次评估,对评估不合格的指定供应商先提出警告二次,仍然不合格者由基金会秘书处提出、3/2理事通过后根据合同解除合作关系。

指定供应商可参与招标采购供应商的竞标。

 


三、招标供应商的选择、管理和评估

适合范围:对本基金会项目业务的供应商的选定、评估、管理与剔除的过程。

招标供应商的选择:采用联合认证的方式、经招标流程决定招标供应商的选择,联合认证方含:项目管理办公室、法律法规部、财务部。招标流程如下:

(1)项目管理办公室根据项目需求,拟定招标计划,含对供应商要求及技术/业务、服务、价格、诚信等领域的评估指标,同时拟定招标文件,经基金会秘书处审核签字同意后生效。

(2)竞标单位的选择为基金会备选供应商名单、项目合作伙伴推荐等多个途径。

(3)由项目办公室负责向竞标单位发放招标信息和招标文件。

(4)由项目办公室负责回收竞标单位的标书并组织联合认证小组对标书进行评价。

(5)供应商评审完成后,参与评审的人员各自独立给出书面评估报告及评分,项目办公室汇总评分并组织联合认证小组讨论确认最终合格的供应商,交由基金会秘书处审核生效。

(6)根据基金会基金管理条例,对于合作金额超出500万人民币的重大项目需2/3理事签字通过方可生效。

(7)对于竞标没有被引入的供应商,由秘书处行政组做好对于这些供应商的资料档案的保管工作,并将名单汇总到备选供应商名单中。

招标供应商的管理:招标供应商的管理在项目实施期间由项目办公室负责,同时在秘书处行政组备案。项目结束后,所有相关资料移交基金会秘书处行政组存档。

招标供应商的合作评估: 项目实施期间,项目办公室根据合作合同对供应商定期监督和考察,要求供应商及时提供项目报告并存档;项目中期和完成时,由基金会秘书处组织合作评估。

 

四、解除和终止供应商合作关系:

根据与供应商的合作合同实施,并将相关文件备案。对有重大失误、违规行为等的供应商经秘书处评估、交由理事会确认后列入不予使用供应商名单。

 

五、解释权:

本供应商管理制度须经基金会理事会通过后执行。本供应商管理制度的修改权、解释权属基金会理事会。

 

 

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