费用报销制度

 

根据《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》的要求,为严肃财经纪律,保证基金会会计工作的有序运行,制定本制度。

一、报销凭证的要求

(一)原始凭证的基本要求

1、盖有全国统一发票监制章的统一发票,包括:付款方(客户、购货单位)写明上海广慈转化医学研究发展基金会、日期(3个月内)、货名/服务项目、数量、单价、金额(大小写)、盖有收款单位发票专用章。

2、盖有全国统一发票监制章的统一收据、财政局票据监制章的收据,交款单位写明上海广慈转化医学研究发展基金会、日期(3个月内)、收款内容、金额(大小写)、盖有收费单位发票专用章。

3、盖有全国统一发票监制章的定额发票、盖有收费单位发票专用章。

4、委托银行(扣款)付费单,须附费用发生帐单。

5、支付给个人的劳务费用,按相关费用支付提供凭证。

6、上述原始凭证发生的业务必须是真实的,正规的购货合同、服务协议或付费说明、验收证明等作为原始凭证附件并符合会计档案管理要求的资料。

(二)、填写报销单据的基本要求

1、所有单据填写时,不得涂改、刮擦和挖补,切忌使用橡皮或涂改液。

2、若填写错误,应重新填写或重开,不能重新填写或重开的应在错误处划线更正,并在更正处签名盖章。   

3、需填写大小金额的单据,大小金额必须相符。

4、写报销单据时,认真据实填写完整,所有原始单据要粘贴在专用的粘贴凭证上,将粘贴凭证附在报销单据后面。

5、一式几联的单据应使用复写纸一次填写完毕。

(三)经常使用的报销单据

1、报销凭证   附表1

所有费用的报销都必须填写此单据

具体流程:经办人(收款)填写——验收(证明)——部门审核——秘书长审核-—财务审核——-理事长审批——付款。原则上每月集中办理1次报销手续。

(1)、用于购买货物或支付费用时取得原始凭证的报销。

要求:按报销凭证要求和原始发票的内容填写清楚,注明用途,并附清单和相关附件。

(2)、用于购物或发生费用需提前预支或补付的费用差额。

要求:按支出凭证要求内容填写清楚,并附上合同、报价单等相关资料。

2、借款单(一式三联)附表2

用于应工作需要提前预支或暂借现金。

要求:按借款单要求内容详细填写,业务结束后,及时(二周内)办理核销手续,取回结算回执。

具体流程:经办人(收款)填写——秘书长审核-—财务审核——-理事长审批——付款。

3、出差费报销   附表3  附表4

出差须填写出差申请表,作为用于出差旅费的报销依据,在规定栏内填写姓名、出差事由(按相关通知填写)、相关费用等。同时填写报销凭证,办理相关审批手续,用途栏注明***赴***地旅费并附会议通知或出差申请单。

要求:将报销的原始票据整理粘贴在专用凭证后,外出发生的复印费、资料费、电话费、招待费等应另填报销单,不得填在出差费报销单中。

具体流程:经办人(收款)填写——秘书长审核-—财务审核——-理事长审批——付款。

二、费用的报销

(一)、日常费用

1、预算内购买各种办公用品等,且单笔金额小于2000元的应经过秘书长同意;预算内单笔金额大于2000元的,应经理事长同意。经办人必须取得合法凭证(发票无法全部列清所购物品的须附注明所购物品名称、单价、数量的清单,并加盖供货单位章),办理财产登记手续,持报销凭证报销、供应方报价单、发票、入库单、材料确认单等)。办公经费年支出额一般不超过5000元。

预算外买各种办公用品,应经过理事会审批同意。

   2、预算内用于市场推广、信息披露、宣传手册印制等,单笔金额小于2000元的,应经过秘书长同意;预算内单笔金额大于2000元的,应经过秘书处讨论后由理事长同意。经办人必须取得相关的合法凭证(加工单位资质证明、正规发票等),填写报销凭证,注明具体项目明细。宣传费用年支出额一般不超过10000元。

    预算外买各种办公用品,应经过理事会审批同意。

 (二)会议费     

1、会议费用,应提供会议通知和与工作相关的证明材料、符合经费预算。

2、以基金会名义举办的各种会议,

(1)、先作预算,包括经费来源、开支预算、会议议程、参会人员、会议规模等相关预算并经理事会批准;

(2)、报销时,提供会议审批文件(理事同意的办会材料)、会议费用预算、会议议程、实际参会人员(姓名、身份、工作单位等及相关信息)签到表。通过委托办理的会务或租用酒店的应提供服务单位的原始明细单据、电子结算等凭证。会议中发生的伙食补助以外的接待费用,按接待费规定办理报销;

(3)、会议工作人员应控制在会议代表人数的10%以内;

(4)、会议费用以银行转账方式结算,由财务部门直接结算。

3、凡到外地参加会议的人员,报销会务费时应附上会议通知,如通知上注明食宿自理的,经秘书长同意后实报实销。如会议通知没有注明食宿自理的,则不予报销住宿及伙食、交通补贴。住宿、伙食补助在差旅费中列支,特殊情况需文字说明,经秘书长批准后报销。

4、预算内会议费用应经过秘书长同意,预算外会议费用应经过理事会同意。

(三)、国内出差费       

       凡因工作需要赴外地,并符合预算要求发生的出差费用,凭经批准的《出差审批表 附表4》和对方邀请函或会议通知等,可办理费用预支。

1、国内差旅费包括:城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、会务费。

(1)、城市间交通费   出差人员应当按规定等级乘坐交通工具,标准如下:


交通工具

火车(含高铁、动车、全列软席列车)

轮船(不包括旅游船)

飞机

其他交通工具(不包括出租小汽车)

理事会成员

火车软席(软座、软卧),高铁/动车一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

经济舱

凭据报销

其余人员

火车硬席(硬座、硬席),高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

三等舱

经济舱

凭据报销

 

   出差乘座的交通工具须取得票据,乘坐飞机的应提供登机牌。未按规定等级乘坐交通工具的,超支部分由个人自理。

 乘坐飞机的,民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。 乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的,每人次可以购买交通意外保险一份。

 城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销,订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。

(2)、出差住宿费,理事会成员及秘书长600以下,其他人员400以下,凭据报销,实际住宿费超过规定的限额标准部分自理。

 (3)、出差伙食费补助标准:按出差自然(日历)天数实报实销,每人每天不超过120元。

 (4)、出差市内交通费用,按出差自然(日历)天数计算,实报实销,每人每天不超过80元。

2、实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

3、工作人员外出参加会议、培训,举办单位统一安排食宿的,会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支;往返会议、培训地点的差旅费由所在单位按照规定报销 。

4、出差人员出差结束后应当及时办理报销手续。差旅费报销时应当提供出差审批表、会议通知、对方邀请信、机票、车费、住宿费等凭证,出差人员按出差地区分别填写《外差费报销单》,机票通过转账结算。

5、如自行搭乘便车,所发生的车辆交通费用不予报销。

(四)、因公出国费用

凡因工作需要,符合经费预算的因公出国,凭出国任务批件、出国审批表,可办理费用预支。

  1、因公出国费用包括:国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、公杂费、伙食费和其他费用。

    (1)、国际旅费

指出境口岸至入境口岸旅费,出差人员应当按规定等级乘坐交通工具,标准如下:

交通工具

火车

轮船

飞机

理事会

火车软卧或全列软席列车的一等座

二等舱

公务舱

其他人员

火车硬卧或全列软席列车的二等座

三等舱

经济舱



 

出差乘座的交通工具须取得票据,机票应选择国内航空公司运营的国际航线,不得乘坐民航包机或私人、企业和外国航空公司包机,由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的,应事先报批理事会或理事长同意。乘坐飞机的除提供机票外,还需提供登机牌,航空运输电子客票行程单、凭据按实报销。机票款通过单位转账支付,不以现金报销。

乘坐国际列车,国内段按国内差旅费的有关规定执行;国外段超过6小时以上的按自然(日历)天数计算,每人每天补助12美元。

(2)、国外城市间交通费:在出国计划中批准列明、有预算的在国外城市间旅程发生的交通费,凭据按实报销。

(3)、住宿费:在国外发生的住宿费按(财行[2013]516号)规定标准和实际住宿天数据实报销,对参加国际会议的,如对方组织单位指定或推荐酒店,应当严格把关,通过询价方式从紧安排,超出费用标准的,须事先报批,符合预算的经批准,住宿费可据实报销,超出标准部分的在公杂费内统筹使用。

(4)、公杂费:按出、入境实际天数和各国标准计算,用于在国外期间发生的市内交通、邮电等费用,该费用按核定总额,减去实际发生的交通、邮电、超标准住宿费后,余下部分发给个人自理。

(5)、伙食费:按出、入境实际天数和各国标准计算,发给个人包干使用,用于国外期间的日常伙食费用。

(6)、其他费用:用于出国签证费用、必需的保险、防疫费用、国际会议注册费用等,凭据按实报销。     

  2、出国人员回国报销费用时,必须凭用中文注明的各项有效票据填写《国外出差费报销单》,经团组负责人审核签字。同时附出国任务批件,对方邀请函、护照(包括签证和出入境记录)复印件、出国审批表、国外行程单、出国(鉴定)报告,并冲减预支款。 

  3、出差返回二周内须办理报销手续。

(五)、培训费

预算内外出参加培训的,提供符合专项经费预算的经秘书长批准的培训通知、培训日程表、培训机构出具的有效票据,持报销凭证办理报销。

(六)、服务性费用

  1、由服务机构提供的劳务发票、发票的明细附件,写明与基金会项目的关系并持报销凭证报销。

  2、支付个人的服务性费用项目如:在政策规定范围内的专家评审费、讲课费等的劳务支出,在办理时须经办人提出申请,写明事由、提供领取人姓名、工作单位、身份证号码、咨询(提供劳务)时间、内容、评审(咨询)费金额、本人签字、支付渠道等信息,经财务部门审核,理事或理事长批准后,按规定的标准予以支付(个人税自理单位代扣代交),并填写《劳务费用发放单(附表 5)》报销。

  3、因基金会工作需要,邀请专家发生的接待费用,经办人必须取得合法凭证,写明与相关工作的关系、经财务部门审核,理事会或理事长批准后开支。

  4、工作需要加班或外出所发生的市内交通费用,须写明外出地点、发生原因,每份报销凭证粘贴的原始票据不超过20份,持报销凭证报销。

  5、发生的专利申请费用,凭专利收费通知单,须经秘书处备案,持报销凭证先办理预付并及时(尽可能一周内)收取发票交财务部门入账。

(七)其他费用

1、需要转拨其他单位的经费,按经费预算,由秘书处财务共同办理经费转拨相关手续,持报销凭证办理报销。

2、因工作需要借用备用金,应提出申请,写明借款原因、费用预算、借款日期、计划还款日期。原则上借款应在3个月内还清,如有特殊原因确实无法归还,须重新提出申请经批准后办理续借手续。

三、各项费用的支付

   1、现金支付——金额在1000元以下的服务性费用、零星的办公用品,各种需支付给个人的费用(会议费、差旅费等),可通过现金支付(对金额超过1000元,须现金支付的费用,应说明现金支付的理由、对方收到现金的证明等并经秘书处或理事长批准)。具体由经办人先办理现金报销预约登记手续后报销现金。

2、转帐支付——金额在1000元以上的各种费用、包括需要预先付款的业务,通过银行办理支付。具体由经办人先办理银行付款手续后,办理银行付款。

(1)、银行直接转帐付款,须写明受款单位开户银行和银行帐号。

(2)、业务需要必须开具支票的,一般不得开具空白支票。实在无法确定准确金额的,可以估计金额,开具支票时给予限制,以便发生意外时减少损失。开具的支票,应在当月使用,以保证月末正常对账。

3、各种固定资产,先办理入帐手续,入帐后视实际情况,由没秘书处与财务部门统一办理银行支付。

四、注意事项

    1、对注有罚款、滞纳金、违约金和不合格(如超过3个月或过期发票、发票复印件、发票抬头写个人等)的发票一律不予报销。

    2、冒用他人签名或提供虚假发票(不真实的业务内容)的,除不予报销外并将追究相应责任。

    3、所用费用的支出,都必须在基金会日常工作预算内。

    4、所有取得的发票或收据,要特别注意:购货单位(上海广慈转化医学研究发展基金会)、金额大小写的正确性,有无财务专用章,发票是否合法(即是否由税务部门印制,带有发票印制章、填写是否准确、完整等)不能确定的应通过相应途径的验证。对不合法的发票或收据财务部门不予受理。

    5、报销时间为每月15日以前将各种报销凭据、发票、单据等填写黏贴正确后交给财务,财务人员审核后交给理事长批阅、签字后,于每月20日交还财务处理。

   

 

 

 

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