根据《中华人民共和国会计法》和《会计基础工作规范》的要求，为严肃财经纪律，保证基金会会计工作的有序运行，制定本制度。

一、报销凭证的要求

（一）原始凭证的基本要求

1、盖有全国统一发票监制章的统一发票，包括：付款方（客户、购货单位）写明上海广慈转化医学研究发展基金会、日期（3个月内）、货名/服务项目、数量、单价、金额（大小写）、盖有收款单位发票专用章。

2、盖有全国统一发票监制章的统一收据、财政局票据监制章的收据，交款单位写明上海广慈转化医学研究发展基金会、日期（3个月内）、收款内容、金额（大小写）、盖有收费单位发票专用章。

3、盖有全国统一发票监制章的定额发票、盖有收费单位发票专用章。

4、委托银行（扣款）付费单，须附费用发生帐单。

5、支付给个人的劳务费用，按相关费用支付提供凭证。

6、上述原始凭证发生的业务必须是真实的，正规的购货合同、服务协议或付费说明、验收证明等作为原始凭证附件并符合会计档案管理要求的资料。

（二）、填写报销单据的基本要求

1、所有单据填写时，不得涂改、刮擦和挖补，切忌使用橡皮或涂改液。

2、若填写错误，应重新填写或重开，不能重新填写或重开的应在错误处划线更正，并在更正处签名盖章。   

3、需填写大小金额的单据，大小金额必须相符。

4、写报销单据时，认真据实填写完整，所有原始单据要粘贴在专用的粘贴凭证上，将粘贴凭证附在报销单据后面。

5、一式几联的单据应使用复写纸一次填写完毕。

（三）经常使用的报销单据

1、报销凭证   附表1

所有费用的报销都必须填写此单据

具体流程：经办人（收款）填写——验收（证明）——部门审核——秘书长审核－—财务审核——－理事长审批——付款。原则上每月集中办理1次报销手续。

（1）、用于购买货物或支付费用时取得原始凭证的报销。

要求：按报销凭证要求和原始发票的内容填写清楚，注明用途，并附清单和相关附件。

（2）、用于购物或发生费用需提前预支或补付的费用差额。

要求：按支出凭证要求内容填写清楚，并附上合同、报价单等相关资料。

2、借款单（一式三联）附表2

用于应工作需要提前预支或暂借现金。

要求：按借款单要求内容详细填写，业务结束后，及时（二周内）办理核销手续，取回结算回执。

具体流程：经办人（收款）填写——秘书长审核－—财务审核——－理事长审批——付款。

3、出差费报销   附表3  附表4

出差须填写出差申请表,作为用于出差旅费的报销依据，在规定栏内填写姓名、出差事由（按相关通知填写）、相关费用等。同时填写报销凭证，办理相关审批手续，用途栏注明***赴***地旅费并附会议通知或出差申请单。

要求：将报销的原始票据整理粘贴在专用凭证后，外出发生的复印费、资料费、电话费、招待费等应另填报销单，不得填在出差费报销单中。

具体流程：经办人（收款）填写——秘书长审核－—财务审核——－理事长审批——付款。

二、费用的报销

（一）、日常费用

1、预算内购买各种办公用品等，且单笔金额小于2000元的应经过秘书长同意；预算内单笔金额大于2000元的，应经理事长同意。经办人必须取得合法凭证（发票无法全部列清所购物品的须附注明所购物品名称、单价、数量的清单，并加盖供货单位章），办理财产登记手续，持报销凭证报销、供应方报价单、发票、入库单、材料确认单等）。办公经费年支出额一般不超过5000元。

预算外买各种办公用品，应经过理事会审批同意。

   2、预算内用于市场推广、信息披露、宣传手册印制等，单笔金额小于2000元的，应经过秘书长同意；预算内单笔金额大于2000元的，应经过秘书处讨论后由理事长同意。经办人必须取得相关的合法凭证（加工单位资质证明、正规发票等），填写报销凭证，注明具体项目明细。宣传费用年支出额一般不超过10000元。

    预算外买各种办公用品，应经过理事会审批同意。

 （二）会议费     

1、会议费用，应提供会议通知和与工作相关的证明材料、符合经费预算。

2、以基金会名义举办的各种会议，

（1）、先作预算，包括经费来源、开支预算、会议议程、参会人员、会议规模等相关预算并经理事会批准；

（2）、报销时，提供会议审批文件（理事同意的办会材料）、会议费用预算、会议议程、实际参会人员（姓名、身份、工作单位等及相关信息）签到表。通过委托办理的会务或租用酒店的应提供服务单位的原始明细单据、电子结算等凭证。会议中发生的伙食补助以外的接待费用，按接待费规定办理报销；

（3）、会议工作人员应控制在会议代表人数的10%以内；

（4）、会议费用以银行转账方式结算，由财务部门直接结算。

3、凡到外地参加会议的人员，报销会务费时应附上会议通知，如通知上注明食宿自理的，经秘书长同意后实报实销。如会议通知没有注明食宿自理的，则不予报销住宿及伙食、交通补贴。住宿、伙食补助在差旅费中列支，特殊情况需文字说明，经秘书长批准后报销。

4、预算内会议费用应经过秘书长同意，预算外会议费用应经过理事会同意。

（三）、国内出差费       

       凡因工作需要赴外地，并符合预算要求发生的出差费用，凭经批准的《出差审批表 附表4》和对方邀请函或会议通知等，可办理费用预支。

1、国内差旅费包括：城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通费、会务费。

（1）、城市间交通费   出差人员应当按规定等级乘坐交通工具，标准如下：

交通工具	火车（含高铁、动车、全列软席列车）	轮船（不包括旅游船）	飞机	其他交通工具（不包括出租小汽车）
理事会成员	火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座	二等舱	经济舱	凭据报销
其余人员	火车硬席（硬座、硬席），高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座	三等舱	经济舱	凭据报销

 

   出差乘座的交通工具须取得票据，乘坐飞机的应提供登机牌。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分由个人自理。

　乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。 乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，每人次可以购买交通意外保险一份。

 城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销，订票费、经批准发生的签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。

（2）、出差住宿费,理事会成员及秘书长600以下，其他人员400以下，凭据报销，实际住宿费超过规定的限额标准部分自理。

 （3）、出差伙食费补助标准：按出差自然（日历）天数实报实销，每人每天不超过120元。

 （4）、出差市内交通费用，按出差自然(日历)天数计算，实报实销，每人每天不超过80元。

2、实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

3、工作人员外出参加会议、培训,举办单位统一安排食宿的，会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支；往返会议、培训地点的差旅费由所在单位按照规定报销 。

4、出差人员出差结束后应当及时办理报销手续。差旅费报销时应当提供出差审批表、会议通知、对方邀请信、机票、车费、住宿费等凭证，出差人员按出差地区分别填写《外差费报销单》，机票通过转账结算。

5、如自行搭乘便车，所发生的车辆交通费用不予报销。

（四）、因公出国费用

凡因工作需要，符合经费预算的因公出国，凭出国任务批件、出国审批表，可办理费用预支。

  1、因公出国费用包括：国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、公杂费、伙食费和其他费用。

    （1）、国际旅费

指出境口岸至入境口岸旅费，出差人员应当按规定等级乘坐交通工具，标准如下：

交通工具	火车	轮船	飞机
理事会	火车软卧或全列软席列车的一等座	二等舱	公务舱
其他人员	火车硬卧或全列软席列车的二等座	三等舱	经济舱

 

出差乘座的交通工具须取得票据，机票应选择国内航空公司运营的国际航线，不得乘坐民航包机或私人、企业和外国航空公司包机，由于航班衔接等原因确需选择外国航空公司航线的，应事先报批理事会或理事长同意。乘坐飞机的除提供机票外，还需提供登机牌，航空运输电子客票行程单、凭据按实报销。机票款通过单位转账支付，不以现金报销。

乘坐国际列车，国内段按国内差旅费的有关规定执行；国外段超过6小时以上的按自然（日历）天数计算，每人每天补助12美元。

（2）、国外城市间交通费:在出国计划中批准列明、有预算的在国外城市间旅程发生的交通费，凭据按实报销。

（3）、住宿费:在国外发生的住宿费按（财行[2013]516号）规定标准和实际住宿天数据实报销，对参加国际会议的，如对方组织单位指定或推荐酒店，应当严格把关，通过询价方式从紧安排，超出费用标准的，须事先报批，符合预算的经批准，住宿费可据实报销，超出标准部分的在公杂费内统筹使用。

（4）、公杂费:按出、入境实际天数和各国标准计算，用于在国外期间发生的市内交通、邮电等费用，该费用按核定总额，减去实际发生的交通、邮电、超标准住宿费后，余下部分发给个人自理。

（5）、伙食费:按出、入境实际天数和各国标准计算，发给个人包干使用，用于国外期间的日常伙食费用。

（6）、其他费用:用于出国签证费用、必需的保险、防疫费用、国际会议注册费用等，凭据按实报销。     

  2、出国人员回国报销费用时，必须凭用中文注明的各项有效票据填写《国外出差费报销单》，经团组负责人审核签字。同时附出国任务批件，对方邀请函、护照（包括签证和出入境记录）复印件、出国审批表、国外行程单、出国（鉴定）报告，并冲减预支款。 

  3、出差返回二周内须办理报销手续。

（五）、培训费

预算内外出参加培训的，提供符合专项经费预算的经秘书长批准的培训通知、培训日程表、培训机构出具的有效票据，持报销凭证办理报销。

（六）、服务性费用

  1、由服务机构提供的劳务发票、发票的明细附件，写明与基金会项目的关系并持报销凭证报销。

  2、支付个人的服务性费用项目如：在政策规定范围内的专家评审费、讲课费等的劳务支出，在办理时须经办人提出申请，写明事由、提供领取人姓名、工作单位、身份证号码、咨询（提供劳务）时间、内容、评审（咨询）费金额、本人签字、支付渠道等信息，经财务部门审核，理事或理事长批准后，按规定的标准予以支付（个人税自理单位代扣代交），并填写《劳务费用发放单（附表 5）》报销。

  3、因基金会工作需要，邀请专家发生的接待费用，经办人必须取得合法凭证，写明与相关工作的关系、经财务部门审核，理事会或理事长批准后开支。

  4、工作需要加班或外出所发生的市内交通费用，须写明外出地点、发生原因，每份报销凭证粘贴的原始票据不超过20份，持报销凭证报销。

  5、发生的专利申请费用，凭专利收费通知单，须经秘书处备案，持报销凭证先办理预付并及时（尽可能一周内）收取发票交财务部门入账。

（七）其他费用

1、需要转拨其他单位的经费，按经费预算，由秘书处财务共同办理经费转拨相关手续，持报销凭证办理报销。

2、因工作需要借用备用金，应提出申请，写明借款原因、费用预算、借款日期、计划还款日期。原则上借款应在3个月内还清，如有特殊原因确实无法归还，须重新提出申请经批准后办理续借手续。

三、各项费用的支付

   1、现金支付——金额在1000元以下的服务性费用、零星的办公用品，各种需支付给个人的费用（会议费、差旅费等），可通过现金支付（对金额超过1000元，须现金支付的费用，应说明现金支付的理由、对方收到现金的证明等并经秘书处或理事长批准）。具体由经办人先办理现金报销预约登记手续后报销现金。

2、转帐支付——金额在1000元以上的各种费用、包括需要预先付款的业务，通过银行办理支付。具体由经办人先办理银行付款手续后，办理银行付款。

（1）、银行直接转帐付款，须写明受款单位开户银行和银行帐号。

（2）、业务需要必须开具支票的，一般不得开具空白支票。实在无法确定准确金额的，可以估计金额，开具支票时给予限制，以便发生意外时减少损失。开具的支票，应在当月使用，以保证月末正常对账。

3、各种固定资产，先办理入帐手续，入帐后视实际情况，由没秘书处与财务部门统一办理银行支付。

四、注意事项

    1、对注有罚款、滞纳金、违约金和不合格（如超过3个月或过期发票、发票复印件、发票抬头写个人等）的发票一律不予报销。

    2、冒用他人签名或提供虚假发票（不真实的业务内容）的，除不予报销外并将追究相应责任。

    3、所用费用的支出，都必须在基金会日常工作预算内。

    4、所有取得的发票或收据，要特别注意：购货单位（上海广慈转化医学研究发展基金会）、金额大小写的正确性，有无财务专用章，发票是否合法（即是否由税务部门印制，带有发票印制章、填写是否准确、完整等）不能确定的应通过相应途径的验证。对不合法的发票或收据财务部门不予受理。

    5、报销时间为每月15日以前将各种报销凭据、发票、单据等填写黏贴正确后交给财务，财务人员审核后交给理事长批阅、签字后，于每月20日交还财务处理。